Nederland staat bekend om zijn gunstige vestigingsklimaat voor ondernemingen, waardoor veel internationale houdsterstructuren via Nederland worden opgezet. Binnen deze structuren zijn er vaak tussen- en topholdings die zelf geen of beperkte operationele activiteiten in Nederland hebben. Deze (tussen)holdings worden om verschillende redenen opgezet, zoals het creëren van efficiënte financiële structuren binnen grote internationale organisaties, het voorzien in kapitaalbehoeften en fiscale motieven. Vanwege de internationale vertakking van deze groepsstructuren is er vaak een grote diversiteit aan juridische en organisatorische structuren. De controle van deze groepsstructuren brengt echter vaak achterstanden met zich mee.
Achterstanden bij de controle van de groepsjaarrekening
Er zijn verschillende redenen waarom er achterstanden ontstaan bij de controle van de groepsjaarrekening. Hieronder worden enkele veelvoorkomende redenen nader toegelicht:
- Complexiteit: Internationale groepsstructuren omvatten vaak meerdere dochterondernemingen, filialen en activiteiten in verschillende landen. Deze structuren kunnen complex zijn vanwege verschillende wettelijke, financiële en rapportagevereisten in elk rechtsgebied. Het controleren van dergelijke complexe structuren vereist gespecialiseerde kennis en ervaring op het gebied van internationale boekhoud- en auditnormen, evenals lokale regelgeving en praktijken.
- Taal- en culturele barrières: Internationale groepsstructuren kunnen entiteiten omvatten in verschillende landen met verschillende talen en culturele normen. Effectieve communicatie en begrip tussen de groepsaccountant en de gecontroleerde entiteiten kunnen worden belemmerd door taalbarrières en verschillen in omgangsvormen.
- Wettelijke en regelgevende overwegingen: Het controleren van internationale groepsstructuren vereist naleving van de wet- en regelgeving in elk betrokken rechtsgebied. Auditors moeten bekend zijn met de wet- en regelgeving in meerdere landen om ervoor te zorgen dat de auditstandaarden en -vereisten correct worden nageleefd. Het navigeren door deze verschillende wettelijke en regelgevende omgevingen kan uitdagend en tijdrovend zijn.
- Coördinatie en logistiek: Bij het controleren van een internationale groepsstructuur is vaak afstemming nodig met lokale accountants in verschillende landen. Dit vereist effectieve coördinatie, communicatie en samenwerking tussen accountants die in verschillende tijdzones werken, met verschillende controlemethodieken en met verschillende rapportagekaders. Het aansturen van deze logistieke aspecten kan complex zijn en kan extra tijd en inspanning vergen.
- Onafhankelijkheid en belangenconflicten: Accountants moeten onafhankelijk en objectief zijn bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Bij het controleren van een internationale groepsstructuur kunnen belangenconflicten ontstaan als gevolg van potentiële zakelijke relaties of banden tussen accountants en de gecontroleerde entiteiten. Het waarborgen van onafhankelijkheid en het omgaan met potentiële belangenconflicten kan een uitdaging zijn, waarbij strikte naleving van beroepsethiek en -normen vereist is.
- Kwaliteits- en reputatieoverwegingen: Internationale groepsstructuren hebben vaak aanzienlijke financiële middelen, waarbij zowel het publieke belang als de belangen van andere stakeholders in acht moeten worden genomen. Het selecteren van een accountant met een sterke reputatie op het gebied van kwaliteit en expertise in het controleren van complexe multinationale organisaties is cruciaal. Het kan echter moeilijk zijn om accountants te vinden die aan deze criteria voldoen en over de capaciteit beschikken om dergelijke opdrachten uit te voeren.
Impact op de jaarrekeningcontrole
Achterstanden bij het voldoen aan de controleplicht hebben een substantiële impact op de audit van de openstaande jaren. Wanneer er een achterstand ontstaat, is het vaak zo dat er steeds meer achterstand wordt opgebouwd, omdat de entiteit niet meer in het ritme van de jaarlijkse cyclus van het opstellen en laten controleren van de jaarrekening zit. Dit heeft gevolgen voor de werkzaamheden van de accountant en kan leiden tot aanpassingen in het oordeel over de financiële overzichten. Het kan moeilijk zijn om uit deze situatie te komen, omdat de achterstanden zich opstapelen en het vinden van een accountant die de controle van meerdere boekjaren kan inlopen uitdagend kan zijn.
Consequenties voor de ondernemings(leiding)
Het niet voldoen aan de wettelijke controleplicht heeft verstrekkende consequenties.
Het bestuur van de vennootschap is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een accountantscontrole door een accountant verbonden aan een accountantsorganisatie die is ingeschreven in het register van de AFM. Het niet nakomen van de controleplicht is een economisch delict en kan strafrechtelijke consequenties hebben, zoals boetes, hechtenis of taakstraffen voor de bestuurders. Bovendien kan het niet nakomen van de controleplicht gevolgen hebben voor de bestuurdersaansprakelijkheid, met name in geval van faillissement.
Daarnaast zijn er andere gevolgen van het niet (tijdig) laten verrichten van de verplichte jaarrekeningcontrole. Dit omvat een groter risico op fouten, afwijkingen of fraude in de financiële overzichten, beperkte toegang tot kapitaal, verminderd vertrouwen van externe partijen en een verhoogd risico op fraude binnen de organisatie.
Oplossingsrichtingen
Bij Nijssen & Partners hebben we veel ervaring met complexe grensoverschrijdende controles, vooral in geval van achterstanden. Effectieve en efficiënte communicatie met het groepsmanagement, lokaal management en lokale accountants is essentieel. Het is belangrijk om een duidelijk tijdspad en marsroute te communiceren waarbinnen de achterstanden ingelopen moeten worden en om eenieder zich hieraan te laten committeren. Daarnaast kunnen er tijdswinst en efficiëntie worden gerealiseerd door bundeling van controlewerkzaamheden, het gebruik van een Prepared by Client list (PBC-list) voor meerdere jaren, en het adequaat inrichten van het proces van het opstellen van de jaarrekening.
Conclusie
Achterstanden bij de controle van de groepsjaarrekening kunnen diverse oorzaken hebben en hebben aanzienlijke gevolgen voor de organisatie. Het is belangrijk om deze achterstanden serieus te nemen en te streven naar effectieve oplossingen.
Door samenwerking, communicatie en efficiëntie kan de controleachterstand worden ingelopen en kunnen de negatieve consequenties worden beperkt.